SPED Fiscal: Os 10 Erros Mais Comuns na Escrituração e Como Evitá-los em 2026
A escrituração fiscal digital é uma das obrigações mais sensíveis para empresas e escritórios de contabilidade. Um único erro pode gerar multas, autuações e perda de créditos tributários. Este artigo reúne os 10 problemas mais recorrentes no SPED Fiscal e mostra como evitá-los na prática.
Por que erros no SPED Fiscal ficaram mais arriscados em 2026
O SPED Fiscal, oficialmente chamado de EFD ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital), é o arquivo eletrônico que as empresas contribuintes de ICMS e IPI enviam mensalmente à Receita Federal e às Secretarias de Fazenda estaduais. Ele contém o registro detalhado de todas as operações fiscais da empresa: entradas, saídas, apuração de impostos e inventário de estoque.
Em 2026, os sistemas de fiscalização eletrônica estão mais sofisticados do que nunca. A Receita Federal cruza automaticamente as informações do SPED com os XMLs das notas fiscais eletrônicas, com o EFD Contribuições, com a DCTF e com dados bancários. Isso significa que erros que antes passavam despercebidos por meses agora são identificados em dias, às vezes em horas.
Para escritórios de contabilidade e departamentos fiscais, entender quais são os erros mais comuns não é curiosidade. É prevenção. Cada inconsistência corrigida antes do envio é uma multa evitada, um crédito preservado e uma autuação que não vai acontecer.
O que é o SPED Fiscal e quem precisa entregar
De forma simples, o SPED Fiscal é um arquivo digital que substitui os antigos livros fiscais em papel. Ele reúne todas as informações sobre as operações de compra e venda de mercadorias, prestação de serviços sujeitos ao ICMS e apuração de IPI.
São obrigados a entregar o SPED Fiscal todos os contribuintes de ICMS e IPI, conforme legislação de cada estado. Na prática, isso abrange a grande maioria das empresas que comercializam produtos ou que industrializam mercadorias. A entrega é mensal, com prazos que variam de estado para estado.
Por que os erros têm consequências maiores agora
Com o avanço dos cruzamentos eletrônicos e a integração entre estados via Nota Fiscal Eletrônica, qualquer divergência entre o que foi declarado e o que consta nos documentos fiscais é identificada de forma automática. As penalidades vão de multas formais (entrega com erro) a autuações por sonegação (créditos indevidos).
Os 10 erros mais comuns no SPED Fiscal
A lista abaixo reúne os problemas que aparecem com mais frequência nas escriturações fiscais de empresas de todos os portes. Cada um deles, isoladamente, pode gerar prejuízo financeiro ou fiscalização direcionada.
#1Classificação fiscal (NCM) incorreta nos produtos
A Nomenclatura Comum do Mercosul é a base para definir alíquotas de ICMS, IPI, PIS e COFINS. Um código errado altera toda a tributação do produto. Esse erro é extremamente comum porque muitas empresas cadastram o NCM na hora da primeira compra e nunca mais revisam. Com o tempo, produtos mudam de classificação, surgem novas resoluções da Receita Federal e o cadastro fica desatualizado. O resultado são divergências que a fiscalização eletrônica identifica de forma automática ao cruzar a NF-e com a tabela TIPI.
#2CFOP divergente entre NF-e e escrituração
O Código Fiscal de Operações e Prestações indica a natureza de cada operação. Quando o CFOP da nota fiscal não corresponde ao registrado no SPED, a Receita entende que existe inconsistência na operação. Isso acontece frequentemente em devoluções, remessas para industrialização e transferências entre filiais. Muitas vezes o erro nasce na emissão da nota, mas só aparece na hora de fechar o SPED, quando a correção já exige nota complementar ou carta de correção.
#3Falta de escrituração de notas de entrada
Toda nota fiscal emitida contra o CNPJ da empresa precisa ser escriturada, mesmo que a mercadoria não tenha chegado ou que a operação esteja em disputa. A ausência dessas notas gera diferenças visíveis no cruzamento entre o que o fornecedor declarou e o que a empresa registrou. Em 2026, com o aperfeiçoamento das malhas fiscais eletrônicas, essas lacunas são detectadas quase em tempo real.
#4Divergência entre valores do XML e do registro no SPED
O XML da NF-e é a fonte oficial da operação. Quando o valor base de cálculo, o valor do ICMS ou o total da nota no SPED não bate com o que consta no XML, a inconsistência é flagrada. Isso costuma acontecer por arredondamentos diferentes entre sistemas, importação manual de dados ou ajustes feitos diretamente na escrituração sem atualizar o documento fiscal correspondente.
#5CST/CSOSN incorreto para o regime tributário
O Código de Situação Tributária precisa refletir com precisão o regime da empresa e a natureza da operação. Empresas do Simples Nacional usam CSOSN, empresas do Lucro Presumido ou Real usam CST. A confusão entre os dois é mais comum do que parece, principalmente em escritórios que atendem clientes em regimes diferentes. Um CST errado pode gerar crédito indevido de ICMS ou omissão de débito, ambas situações que resultam em autuação.
#6Créditos de ICMS indevidos ou não aproveitados
Este erro tem dois lados. De um lado, empresas que se creditam de ICMS em operações que não dão direito ao crédito (como compras para uso e consumo fora das hipóteses legais). Do outro, empresas que deixam de se creditar quando teriam direito, perdendo dinheiro por falta de revisão. Em ambos os casos, a origem do problema é a mesma: falta de uma rotina de conferência que valide cada crédito contra a legislação vigente.
#7Registro de inventário (Bloco H) desatualizado ou ausente
O Bloco H do SPED Fiscal exige o registro detalhado do estoque da empresa. Muitas empresas só preenchem essa informação no encerramento do exercício, com dados estimados ou incompletos. A Receita Federal cruza essas informações com as notas de entrada e saída para verificar se o estoque declarado é compatível com o fluxo de mercadorias. Inconsistências nessa área costumam gerar notificações de arbitramento de estoque.
#8Duplicidade de documentos fiscais na escrituração
Escriturar a mesma nota fiscal duas vezes parece um erro básico, mas acontece com frequência em empresas que importam dados de diferentes fontes ou que processam arquivos XML de forma manual. A duplicidade infla o valor das operações, gera créditos indevidos e distorce a apuração do imposto. Sistemas que fazem validação automática por chave de acesso eliminam esse problema por completo.
#9Informações de PIS/COFINS inconsistentes com o EFD Contribuições
O SPED Fiscal e o EFD Contribuições são obrigações acessórias distintas, mas ambas registram informações sobre as mesmas operações. Quando os valores ou os códigos de receita divergem entre os dois arquivos, a Receita Federal identifica a inconsistência automaticamente. Esse problema é especialmente comum em empresas que utilizam sistemas diferentes para gerar cada arquivo ou que não possuem uma rotina de conciliação entre as obrigações.
#10Entrega fora do prazo ou retificações excessivas
Entregar o SPED Fiscal após o prazo gera multa automática. Mas o problema não para aí. Retificações frequentes chamam a atenção da fiscalização porque indicam desorganização ou tentativa de ajustar operações após cruzamentos. O ideal é entregar o arquivo correto na primeira vez. Quando a retificação é necessária, ela precisa ser feita de forma controlada, com rastreabilidade do que foi alterado e por qual motivo.
Revisão automatizada vs. revisão manual
A maioria dos erros listados acima tem uma característica em comum: poderiam ser evitados com uma etapa de revisão antes do envio. A diferença está em como essa revisão é feita.
| Critério | Com tecnologia | Sem tecnologia |
|---|---|---|
| Validação de NCM | Cruzamento automático com tabela TIPI atualizada | Conferência produto a produto por consulta manual |
| Conferência de CFOP | Alerta instantâneo em caso de divergência | Revisão visual sujeita a falha humana |
| XML vs. SPED | Comparação campo a campo em segundos | Verificação nota por nota em planilha |
| Detecção de duplicidade | Filtro por chave de acesso elimina duplicatas | Depende de atenção individual do analista |
| Tempo de revisão | Minutos, independente do volume | Horas ou dias, dependendo do volume |
| Risco de autuação | Significativamente reduzido | Proporcional ao volume de operações |
| Consistência entre SPED e EFD | Conciliação automática entre arquivos | Cruzamento manual em planilhas separadas |
Como evitar esses erros na prática
Nenhum dos 10 erros listados neste artigo é inevitável. Todos podem ser prevenidos com processos claros e ferramentas adequadas. Abaixo estão as recomendações mais eficazes para quem quer reduzir o risco fiscal na escrituração.
Validação cruzada de XMLs antes do envio
Compare automaticamente os dados do XML de cada nota fiscal com o que foi registrado no SPED. Isso elimina divergências de valores, bases de cálculo e alíquotas antes que elas cheguem à Receita Federal. Ferramentas que processam em lote permitem revisar centenas de notas em poucos minutos.
Revisão periódica de cadastros fiscais
NCM, CFOP, CST e CSOSN são códigos que mudam com frequência. Estabeleça uma rotina trimestral de revisão dos cadastros de produtos e operações para garantir que os códigos estejam atualizados com a legislação vigente. Isso previne os erros 1, 2 e 5 de forma proativa.
Controle de notas de entrada via manifesto
Utilize o Manifesto do Destinatário (MD-e) para identificar todas as notas emitidas contra o CNPJ da empresa. Isso garante que nenhuma nota de entrada fique de fora da escrituração, eliminando o erro nº 3 e reduzindo o risco de omissão de receita no cruzamento.
Conciliação entre SPED Fiscal e EFD Contribuições
Antes de enviar qualquer arquivo, cruze os totais e os documentos entre o SPED Fiscal e o EFD Contribuições. Divergências entre essas obrigações são uma das principais causas de intimação por parte da Receita Federal em 2026.
Auditoria digital antes de cada envio
Implemente uma rotina de auditoria digital que analise o arquivo do SPED antes do envio, verificando duplicidades, campos obrigatórios em branco, créditos sem amparo legal e inconsistências de inventário. Esse passo final funciona como uma última barreira antes do arquivo chegar à fiscalização.
Conclusão: prevenir custa menos do que corrigir
Os 10 erros apresentados neste artigo não são exceções. Eles aparecem todos os meses em escriturações de empresas de todos os tamanhos, de todos os setores e de todos os estados. A diferença entre quem sofre autuação e quem não sofre raramente está no conhecimento técnico. Está nos processos de revisão.
Corrigir um SPED retificado é sempre mais caro do que acertar na primeira vez. Envolve retrabalho da equipe, risco de chamar atenção da fiscalização e, em muitos casos, multas que poderiam ter sido evitadas. A cada retificação, o custo operacional aumenta e a credibilidade do trabalho diminui.
A automação da revisão fiscal não substitui o profissional. Ela dá ao profissional a segurança de que o arquivo está correto antes de sair do escritório. E em 2026, com os níveis de cruzamento eletrônico que existem, essa segurança não é um luxo. É uma necessidade básica.